Introduction au traitement de textes avec OpenOffice

1. décrire et retrouver les éléments de l'interface du logiciel OpenOffice ;
2. démarrer et arrêter le logiciel de traitement de textes ;
3. distinguer les alinéas des retours automatiques à la ligne ;
4. expliquer la signification des différentes marques spéciales.

1. sélectionner, déplacer et cacher les barres d'outils ;
2. utiliser et modifier les barres d'outils ;
3. créer un nouveau document dans le traitement de textes ;
4. frapper un texte ' au kilomètre ' en plaçant correctement les alinéas;
5. faire apparaître ou disparaître les marques spéciales ;
6. supprimer une marque spéciale ;
7. enregistrer et ré-enregistrer un document, éventuellement sur un autre disque ;
8. fermer un document sans quitter le traitement de textes ;
9. imprimer un document après avoir réalisé un aperçu avant impression ;
10. annuler et/ou répéter des actions ;
11. ouvrir ou enregistrer un document dans un format différent de celui d'Openoffice.

L'écran principal de OpenOffice Writer

Nous allons démarrer le logiciel de traitement de textes OpenOffice.org Writer 2.0 et examiner les différents éléments de l'écran principal.

Tu peux aussi utiliser l'icône de démarrage rapide.

Après quelques instants de chargement, l'écran principal du traitement de textes apparaît.

Sur l'illustration ci-dessous, on a indiqué les noms des éléments importants de l'écran principal. Examine-la quelques instants et note la nature des éléments qui le composent.

1. La barre de titre: indique généralement le nom du fichier tel qu'il est enregistré sur le disque ou le titre du document, s'il a été précisé dans les propriétés (voir plus loin dans le cours).

2. La barre de menus : présente l'ensemble des menus disponibles.

3. La barre d'outils standard : elle permet d'accéder simplement à des commandes importantes de l'ensemble des logiciels de la suite OpenOffice.org : impression, presse-papiers,....

4. La barre d'outils de mise en forme : elle permet d'accéder à des outils de mise en forme du texte comme la taille des caractères, la police de caractères, les alignements, les numérotations,...

5. Les règles (horizontale et verticale): elles localisent les marges, les taquets de tabulation (voir plus loin) et permettent de mesurer le document en cours.

6. L'ascenseur et le translateur: ils permettent de se déplacer verticalement et horizontalement dans le document en utilisant la souris.

7. La barre d'état: elle fournit un certain nombre d'informations importantes au sujet du document en cours.

8. Le navigateur: il permet de sélectionner le type de navigation dans le document (par page, par titre, par section,...). Un clic sur le bouton du navigateur permet de faire apparaître les options disponibles.

Quand tu es capable de citer le nom de chacun des éléments importants présents sur l'écran principal du logiciel de traitement de textes et de les localiser, passe à l'étape suivante.

Quitter le logiciel de traitement de textes

Pour quitter l'application de traitement de textes OpenOffice.org Writer, plusieurs méthodes sont possibles.

ou

ou

ou

Si tu essaies de quitter OpenOffice.org alors que l'enregistrement d'un document n'a pas été fait, un message d'alerte s'affiche.

Quand tu es capable de fermer l'application de traitement de textes, passe à l'étape suivante.

Les barres d'outils

Le logiciel de traitement de textes est muni d'un certain nombre de barres d'outils. Chacune d'entre-elles contient un nombre variable de boutons.

Il est possible de montrer ou de cacher les barres d'outils que l'on veut. Il est possible de sélectionner certains boutons et d'en cacher d'autres.

Sélectionner/désélectionner une barre d'outils

Nous allons faire disparaître la barre d'outils standard . Observe l'animation ci-dessous ou réalise la manoeuvre décrite dans le texte.

Les barres d'outils flottantes

La position des barres d'outils n'est pas fixée.
Certaines barres d'outils sont disposées en haut, d'autres sont posées au bas de la fenêtre d'OpenOffice.org. On peut toutefois décider de la position qu'elles occuperont.

Une barre d'outil peut être:

• ancrée : elle est alors fixée le long d'un des bords de la fenêtre ;
• flottante : elle est alors disposée n'importe où sur l'écran

Utiliser les barres d'outils

Certains boutons des barres d'outils sont munis d'une petite flèche vers le bas (). Ce signe indique que le bouton permet d'ouvrir une palette supplémentaire ou donne accès à un sous-menu.

Observe attentivement l'animation ci-contre à droite.

Ajouter ou enlever des boutons

Certains boutons supplémentaires peuvent être affichés, cependant que des boutons qui ne sont pas utilisés peuvent éventuellement être cachés.

C'est ce que montre l'animation ci-dessous. Examine-la attentivement.

Quand ton travail est fini, passe à l'étape suivante.

Créer un nouveau document

Il existe plusieurs façons de créer un nouveau document.

Méthode 1

Méthode 2

Tu peux aussi démarrer un nouveau document plus simplement en cliquant sur le bouton situé en haut et à gauche de la fenêtre d'OpenOffice.org.

Méthode 3

Frappe le raccourci clavier CTRL + N lorsqu'un document de texte est actif.

Quand tu es capable de créer un nouveau document, passe à l'étape suivante.

Enregistrer un document

Enregistrer un document pour la première fois

Je vois que vous êtes un humoriste, vous. Qui voudrait enregistrer un document vide ?

Ce n'est pas de l'humour ! C'est très sérieux. Bien que le document soit vide, il est possible de l'enregistrer.

Nous voilà bien, avec un document vide... mais enregistré !

Le fait que le document soit vide ne nous aura pas empêchés de lui donner un nom. Et ce ' baptême ' peut prendre un certain temps. Les fois suivantes, ce sera plus rapide et nous n'aurons aucun scrupule à enregistrer très fréquemment..

Enregistrer les fois suivantes

Pour les prochains enregistrements, il n'est plus nécessaire d'indiquer le nom du fichier (il a déjà été donné).

Méthode rapide

Méthode hyper-rapide

Je crois avoir deviné, mais j'ai triché. Ca vaut quand même ?

Bah, pourquoi pas?

Dans le menu Fichier, le raccourci clavier Ctrl + S est indiqué !

Exactement: il suffit de frapper la combinaison Ctrl + S pour que le document soit enregistré. Il n'est donc même pas nécessaire de quitter le clavier.

Pour répondre aux questions suivantes, tu peux expérimenter sur l'ordinateur.

Quand tu es capable d'enregistrer un document de différentes façons, passe à l'étape suivante.

La frappe ' au kilomètre ' et les fins de lignes

La particularité des logiciels de traitement de textes, par rapport aux anciennes machines à écrire, est qu'il n'est pas nécessaire de changer de ligne manuellement : le programme réalise tout seul le passage à la ligne.

Seules les fins de paragraphes, encore appelés alinéas, doivent être signalées.

Alinéa : retrait de ligne annonçant un nouveau paragraphe, dans un texte; passage compris entre deux retraits.

Lis le texte suivant, extrait du Petit Prince, d'Antoine de Saint-Exupéry :

Entre nous, un petit malin comme moi aura vite fait de faire un copier-coller du texte. Pfffftttt, fatigant de taper au clavier.

Pas de chance, mon jeune ami, je l'avais prévu. J'ai plutôt inséré une image du texte ; de cette manière, vous êtes forcé de faire l'exercice complètement.

Pas cool ! Allez, un petit coup de pouce quand même.

Puisque c'est vous, je signale qu'il est possible de faire un ' copier-coller ' de l'image dans la page de traitement de textes. Il est plus facile de recopier le texte à partir de la copie de l'image que de revenir constamment ici pour lire quelques mots avant de les frapper au clavier.

Il est possible que tes fins de lignes ne se trouvent pas au même endroit que dans l'encadré ci-dessus. Ce n'est pas un problème.

Ton texte se compose maintenant de cinq paragraphes.

La notion de paragraphe est fondamentale en traitement de textes et dans tout texte correctement rédigé :

UN paragraphe présente UNE idée.

Tu vois donc que le logiciel de traitement de textes s'occupe lui-même de faire passer le texte ' à la ligne ' là où c'est nécessaire. On parle alors d'un retour à la ligne automatique.

La frappe de la touche Enter correspond à une fin de paragraphe.

Dans le texte original, on ajoute donc :

Réfléchis à la signification de chacune de ces notions.

Quand tu as bien compris, passe à l'étape suivante.

Afficher/masquer/supprimer les marques spéciales

Dans le texte précédent frappé à l'étape précédente, il est probablement difficile de déterminer où se trouvent les alinéas afin de les distinguer des retours automatiques à la ligne.

Nous allons maintenant voir qu'il y a moyen de visualiser ces alinéas, ainsi que d'autres marques spéciales.

Dans le texte, les alinéas apparaissent sous la forme de symboles particuliers: ¶. Ce symbole est appelé ' pied-de-mouche '.

On remarque également que les caractères espaces sont représentés par des symboles ..

• Si tu cliques encore une fois sur le bouton, ces marques spéciales disparaissent.

Ah! J'ai trouvé une erreur dans le cours. Quand je regarde l'extrait du Petit Prince, je compte bel et bien 5 signes ¶ alors qu'à la question de l'étape précédente, on m'a fait dire que le texte comptait 4 alinéas.

Je ne puis malheureusement être tout à fait d'accord. On te demandait combien d'alinéas ont été introduits. Leur nombre est bien de quatre.
En fait, un texte, même vide, contient toujours au moins un alinéa. Cet alinéa, présent au départ, s'ajoute aux quatre autres qui ont été introduits; ce qui fait un total de cinq. CQFD

Une marque d'alinéa apparaît bel et bien.

Ce texte sera suivi d'une ponctuation ' : '. Par convention, le ' : ' et le ' ; ' sont toujours précédés d'un espace.
Cependant, le logiciel risque de provoquer un passage à la ligne automatique au niveau de cet espace ; ce ne serait pas beau!
C'est la raison pour laquelle on a introduit la notion d'espace insécable.

En traitement de textes, un espace insécable est un espacement entre les caractères sur lequel le logiciel ne peut pas provoquer un passage à la ligne.

Pour distinguer l'espace insécable de l'espacement conventionnel, on frappe la combinaison de touches Ctrl + Espace dans le logiciel OpenOffice.org.

Tu observes l'apparition d'une nouvelle marque spéciale correspondant à l'espace insécable que le logiciel introduit pour marquer l'espace insécable.

Mais c'est horrible ! Mon document se remplit de toutes sortes de pattes de mouches et de symboles bizarres. Enlevez-moi ça tout de suite !!

Allons, allons... Pas de panique. J'ai deux remarques à faire:
1. Les marques spéciales sont extrêmement utiles pour bien comprendre la présentation du document.
2. Les marques spéciales n'apparaissent qu'à l'écran. Il n'est pas possible de les imprimer.

Exécute très scrupuleusement les instructions suivantes:

Quel défaut essentiel présente ce document ?

Le défaut du document apparaît-il parfaitement, maintenant?

Toutes les marques spéciales peuvent être supprimées à l'aide des touches Delete et Retour Arrière  (Back space).
Elles peuvent également être copiées/collées.
On peut les considérer comme des caractères comme les autres.

Il existe encore d'autres marques spéciales en plus de celles qui ont été présentées jusqu'ici. Nous les découvrirons dans d'autres leçons.

Quand tu as réalisé les exercices proposés sur cette étape, que tu as répondu aux questions et bien compris les réponses, passe à l'étape suivante.

Fermer et ouvrir un document

Fermer un document

Un document sur lequel on ne souhaite plus travailler devrait toujours être fermé. De cette manière, on évite le risque de modifier accidentellement le texte.

Si le document a été modifié depuis la dernière sauvegarde, le logiciel demande si l'on souhaite enregistrer les modifications.

Ouvrir un document existant

• Assure-toi que tu es bien dans le logiciel de traitement de textes
• Dans le menu Fichier, sélectionne la commande Ouvrir
• Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionne l'emplacement où se trouve le document à ouvrir.

• Clique sur le bouton Ouvrir
• Ferme ce document.

Quand tu es capable d'enregistrer, ré-enregistrer, ouvrir et fermer un document, passe à l'étape suivante.

Les formats de documents différents

Les formats de documents

En utilisant OpenOffice, je viens de passer trois heures à rédiger un document et je l'ai transmis par mail à un ami. Mais il me dit qu'il n'arrive pas à ouvrir mon document. C'est possible, ça ?

Effectivement, c'est possible ! Tout dépend probablement du logiciel de traitement de textes utilisé par ton ami. S'il utilise Word, il y a des chances qu'il n'arrive pas à lire le document OpenOffice...

Glups.. Et pourquoi donc ? Ne m'a-t-on pas toujours dit que Word était un bon produit ? D'ailleurs, presque tout le monde l'utilise.

La question n'est pas là. Simplement, les concepteurs d'OpenOffice ont décidé d'une méthode d'enregistrement des données ; et Word ne connaît pas cette méthode. Il ne peut donc pas lire le document OpenOffice.

Chaque concepteur ou équipe de concepteurs de logiciels décide de la façon dont les informations seront enregistrées sur les disques. Chacun peut décider d'une méthode différente.

Ouvrir un document Word avec OpenOffice.org

Le logiciel Microsoft Word est un produit commercial non libre. La firme Microsoft n'est donc pas obligée de révéler le code source du logiciel, ni même de dévoiler la méthode d'enregistrement des données qui est utilisée.

Je sens que cette fois, c'est moi qui vais être le pigeon : je ne pourrai donc pas lire la prose de mon ami rédigée avec son Word.

Et pourtant, c'est tout à fait possible: les concepteurs d'OpenOffice ont travaillé à décrypter la méthode d'enregistrement de Word. Et OpenOffice est capable de lire un document Word.

Ouahh! C'est un document Word de mon Chef adoré , ça !

Et pour mon programme du prochain week-end, vous n'auriez pas une solution aussi ?

Bien sûr, il y a une solution. Il y en a même trois.
La première serait de conseiller OpenOffice.org au Chef.
La deuxième serait simplement de lui envoyer le document au format Word.
La troisième serait de lui envoyer le document au format PDF, lisible par tout le monde sans devoir acheter un logiciel particulier.

Dites, vous parliez aussi de document ' PDF '. Je ne vois ça nulle part dans la liste...

Exact. Produire un document au format PDF est encore plus simple...

Et vous êtes sûr qu'un ami pourra lire ce fichier ?

Rien ne s'y oppose, en tous les cas. Pour lire un document PDF, il suffit de disposer d'un logiciel gratuit comme Acrobat Reader ou autre.

Quand tu es capable d'enregistrer un document en différents formats, passe à l'étape suivante.

Imprimer un document

L'aperçu avant impression

Avant d'imprimer un document, il est souvent utile de visualiser la façon dont il se présentera sur papier. Cette manoeuvre permet souvent d'économiser beaucoup de papier et d'encre.

L'impression d'un document

Quand tu es capable d'imprimer un document, passe à l'étape suivante.

Annuler et répéter les actions

Lorsque l'on a effectué une fausse manoeuvre, il est souvent possible d'annuler cette manoeuvre et de corriger.

Annuler des actions

Annuler la dernière action

Pour annuler la dernière action effectuée :

Lorsque OpenOffice ne peut rien annuler, le choix Impossible d'annuler est proposé en grisé dans le menu Edition. Le bouton d'annulation est également désactivé.

Annuler les dernières actions

OpenOffice conserve un historique des dernières actions effectuées. Il est donc souvent possible d'annuler plusieurs actions consécutives.

Rétablir des actions annulées

Rétablir la dernière action annulée

Rétablir les dernières actions

Répéter la dernière action

Quand tu es capable d'annuler et de répéter les dernières actions effectuées, sache que tu as fini le premier cours. Bravo !